Live Finance als AI-Spark für Umami
Umami produziert Kräuter und Microgreens in einem ressourcenschonenden Kreislaufsystem mit möglichst geringem Wasserverbrauch und ohne Pestizide. Hinter diesem Geschäftsmodell stehen komplexe Prozesse, die ebenso zuverlässig gesteuert werden müssen wie die Finanzen.
Die Herausforderung: Wenn Finanzzahlen der Realität hinterherlaufen
Bisher waren Buchhaltung, Treuhand und Office-Management mit viel manueller Arbeit und langwieriger Abstimmung verbunden. Gleichzeitig liefen Finance und weitere Unternehmensprozesse in unterschiedlichen Systemen. Die eigentliche Herausforderung lag deshalb nicht allein im administrativen Aufwand. Entscheidend war auch die zeitliche Distanz zwischen dem, was im Unternehmen geschah, und dem Zeitpunkt, zu dem es in den Finanzzahlen sichtbar wurde.
Wenn Kennzahlen erst zwei oder drei Wochen später ausgewertet werden, hat sich die Ausgangslage häufig bereits verändert. Monitoring, Controlling und Entscheidungen basieren dann auf einem Stand, der das Unternehmen und den laufenden Betrieb nicht mehr vollständig abbildet.
Diese Herausforderungen standen im Mittelpunkt:
- Hoher manueller Aufwand: Buchhaltung, Treuhand und Backoffice erforderten intensive Kommunikation und Abstimmung.
- Getrennte Systeme: Finanzdaten und weitere Unternehmensinformationen waren nicht ausreichend miteinander verbunden.
- Verzögerte Auswertung: Kennzahlen standen häufig erst mit zeitlichem Abstand zur Verfügung und erschwerten eine aktuelle Unternehmenssteuerung.
Gesucht war deshalb mehr als ein neues Buchhaltungssystem. Umami wollte Finanzdaten und operative Prozesse enger miteinander verbinden und neue Möglichkeiten für die Automatisierung schaffen.
«Was mich neben der Technologie besonders überzeugt, ist das Team hinter Aderis. Hier arbeiten Finance-Experten und Technologie-Spezialisten Hand in Hand. Sie verstehen unsere Anforderungen.»
Robin Bertschinger, Mitgründer und Co-CEO, Umami
Live Finance: ein neuer Blick auf das ganze Unternehmen
Der Wechsel zu Aderis gab Umami die Möglichkeit, bestehende Systeme und Prozesse grundlegend neu zu betrachten.
Aderis zeigte dem Unternehmen erstmals, wie AI skalierbar eingesetzt werden kann. Durch die offene Architektur der Plattform konnten Finanzprozesse mit weiteren Unternehmenssystemen enger zusammenspielen. Für Umami ging es damit nicht mehr nur darum, einzelne manuelle Arbeitsschritte zu ersetzen. Prozesse konnten neu strukturiert und Informationen dort zusammengeführt werden, wo sie für Monitoring, Controlling und Entscheidungen benötigt werden.
Mithilfe von KI entwickelte das Unternehmen ein auf die eigenen Anforderungen zugeschnittenes Live Finance-System. In Verbindung mit Finance entstehen damit neue Möglichkeiten, aktuelle Finanz- und Unternehmensdaten für Monitoring, Controlling und Entscheidungen zusammenzuführen.
Was als Wechsel der Finanzplattform begann, wurde damit zum Anstoss für eine umfassendere AI-Transformation im Unternehmen.
Was sich mit der Live Finance Platform von Aderis verändert hat
01 Automatisierung im laufenden Geschäft
Bei Umami sind heute 90 Prozent der Kundenaufträge automatisiert. Vom Eingang einer Kundenbestellung per E-Mail bis zum bestätigten Sales Order vergehen rund 90 Sekunden. Monatlich werden rund 1’700 Order Lines ohne manuelle Erfassung verarbeitet. Gleichzeitig werden 118 Lieferscheine zu sieben monatlichen Rechnungen gebündelt.
Damit reduziert sich nicht nur manueller Aufwand. Informationen können strukturiert durch die Prozesse fliessen, ohne zwischen einzelnen Arbeitsschritten immer wieder manuell übertragen werden zu müssen.
02 Laufend aktuelle Finanzzahlen
Live Finance schafft die Grundlage dafür, Finanzdaten laufend aktuell zu halten. Statt Entwicklungen erst Wochen später auszuwerten, können Kennzahlen näher am aktuellen Unternehmensgeschehen betrachtet werden. Für Umami ist dabei nicht allein Geschwindigkeit entscheidend, sondern die Verlässlichkeit der Zahlen. Monitoring und Controlling bauen damit auf einer aktuelleren Grundlage auf und Entwicklungen können früher eingeordnet werden.
Auch im Zuge der Umstellung wurden bestehende Auswertungen überprüft und zuvor unerkannte, ertragswirksame Fehler sichtbar.
03 Prozesse mit KI neu denken
Die Erfahrungen mit Aderis führten bei Umami über Finance hinaus. Das Unternehmen begann, bestehende Systeme und Prozesse grundsätzlich neu zu betrachten und AI auch in weiteren Bereichen einzusetzen. Daraus entstand unter anderem ein eigenes, AI-gestützt entwickeltes ERP-System, das auf die Anforderungen von Umami zugeschnitten ist.
Live Finance wurde damit nicht nur zur neuen Grundlage für Finance, sondern zum Ausgangspunkt für die AI-Transformation des Unternehmens.
