- Von der Rekonstruktion zur laufenden Steuerposition: Aktuelle, strukturierte Finanzdaten machen steuerrelevante Positionen bereits während der Periode sichtbar.
- Fehler erkennen, bevor sie sich fortsetzen: Prüfregeln und AI Agents markieren Abweichungen laufend und legen sie dem Finance-Team zur Kontrolle vor.
- Von der Zahl zum nachvollziehbaren Prüfpfad: Jede Buchung bleibt mit Beleg, Entscheidung und Freigabe verbunden und damit auch Jahre später erklärbar.
Steuern werden rückwärts gedacht
Die Gewinnsteuererklärung wird nach Ablauf des Geschäftsjahres erstellt und erst dann wird aufgearbeitet, was im Vorjahr geschehen ist. Bei der Mehrwertsteuer ist es ähnlich. Die steuerliche Position ist damit das Ergebnis einer Rekonstruktion. Fehler, die erst am Periodenende auffallen, müssen über Monate zurückverfolgt werden.
Was Live Finance ändert
Live Finance bedeutet, jederzeit zu wissen, was im Unternehmen geschieht. Voraussetzung ist ein vollständiger Beleg- bzw. Posteingang. Jede Lieferantenrechnung, jede Ausgangsrechnung und auch jedes Schreiben der Steuerverwaltung gelangt direkt und mit allen Nebeninformationen in die Dateninfrastruktur. Die Frage, wie hoch die MWST-Schuld per heute ist, lässt sich so ohne Mehrwertsteuererklärung jederzeit beantworten.
Die Mehrwertsteuerabrechnung, die Gewinnsteuererklärung, aber auch der Jahresabschluss bleiben Kontrollpunkte. Sie bestätigen aber eine Position, die während der Periode bereits geprüft wurde, statt sie erst herzustellen.
Daten, Automatisierung und Kontrollen auf einer Plattform
Verlässliche steuerliche Auswertungen setzen eine Datenbasis voraus, die dafür gebaut ist. Bei einer AI-native Plattform wie Aderis ist die KI nicht auf bestehende Software als Add-on aufgesetzt, sondern sie ist Teil des Kerns. Jede Zahl bleibt mit ihrer Quelle verbunden. Eine nachträglich ergänzte KI kann Nachvollziehbarkeit nur so weit herstellen, wie es die darunterliegende Software zulässt.
Fehler laufend statt am Jahresende finden
Viele Fehler sind nicht zufällig, sondern wiederkehrend. Bei der MWST sind die häufigen Fehlerquellen bekannt: Fehlende Mehrwertsteuer auf konzerninternen Transaktionen, Verkäufe von Betriebsmitteln, Vorauszahlungen und Erlösminderungen, falsche Qualifikation bzw. falscher Leistungsort. Bisher wurden sie am Periodenende gesucht und nur zufällig gefunden.
Neu kann Finance diese Muster als Prüfregeln hinterlegen. AI Agents wenden sie auf jede Buchung an, markieren Abweichungen und legen sie dem Finance-Team zur Prüfung vor. Jede Korrektur wird dokumentiert. Die Fehlerbereinigung verschiebt sich damit in die laufende Periode, und die Finalisierung wird zur Bestätigung.
Autonom heisst nicht unbeaufsichtigt
Der Mensch kann überall eingreifen, soll es aber nicht überall tun, sonst gehen die Effizienzgewinne verloren. Die Verantwortung bleibt beim Unternehmen. Verbessert wird die Entscheidungsgrundlage. Auf der Aderis Live Finance Plattform unterliegt jede Aktion Regeln und Berechtigungen. In den Daten ist sichtbar, ob ein Agent oder eine Person gebucht hat und weshalb. Das Finance-Team legt selbst fest, welche Vorgänge es künftig prüfen will.
Nachvollziehbarkeit, wenn Jahre später gefragt wird
Die Nagelprobe kommt oft Jahre später, etwa bei einer MWST-Kontrolle. Dort wird in der Regel erwartet, dass die Umsatzabstimmungen der letzten fünf Jahre innert weniger Tage vorliegen. Schwierig ist dabei selten die Zahl, sondern ihre Begründung. Zu jeder Buchung lässt sich deshalb eine Notiz hinterlegen, und jede Zahl bleibt über die gesamte Aufbewahrungsfrist mit Beleg, Entscheidung und Freigabe verbunden.
Fazit
Die gesetzlichen Kontrollpunkte bleiben bestehen: Abrechnung, Finalisierung, Deklaration, Aufbewahrung und Kontrolle. Live Finance verändert, was dazwischen geschieht. Für CFOs heisst das: weniger Überraschungen am Periodenende, eine belastbare Grundlage für die Unterzeichnung und eine Buchhaltung, die auch in fünf Jahren noch erklären kann, was sie getan hat.
