Live Finance als AI-Spark für Umami
Umami produziert Kräuter und Microgreens in einem ressourcenschonenden Kreislaufsystem mit möglichst geringem Wasserverbrauch und ohne Pestizide. Hinter diesem Geschäftsmodell stehen komplexe Prozesse, die ebenso zuverlässig gesteuert werden müssen wie die Finanzen.
Mit dem Wachstum stiegen auch die Anforderungen an interne Abläufe. Kundenbestellungen, Produktion, Lieferungen und Finanzprozesse mussten zuverlässig zusammenspielen. Gleichzeitig sollte der administrative Aufwand nicht im gleichen Mass wachsen wie das Geschäft.
Für den Schweizer Lebensmittelproduzenten wurde die Einführung von Live Finance zum Ausgangspunkt einer umfassenderen Transformation. Das Unternehmen automatisierte wiederkehrende Abläufe, verknüpfte Finanz- und Geschäftsprozesse und schafft die Grundlage für den breiteren Einsatz von AI.
Die Herausforderung: Wenn Finanzzahlen der Realität hinterherlaufen
Bisher waren Buchhaltung, Treuhand und Backoffice mit erheblichem manuellem Aufwand und langwierigen Abstimmungen verbunden. Informationen mussten zwischen verschiedenen Systemen abgeglichen, übertragen und ausgewertet werden. Die eigentliche Herausforderung lag deshalb nicht allein im administrativen Aufwand.
Hinzu kam ein Problem, das viele wachsende Unternehmen kennen: Finanzzahlen standen häufig erst zwei bis drei Wochen nach den zugrunde liegenden Geschäftsvorgängen zur Verfügung.
Für die Unternehmensführung bedeutete das, Entscheidungen auf Basis von Informationen zu treffen, die das operative Geschäft nur verzögert abbildeten. Folgende Herausforderungen standen im Mittelpunkt:
- Hoher manueller Aufwand: Wiederkehrende Abstimmungen und administrative Tätigkeiten beanspruchten personelle Ressourcen.
- Getrennte Systeme: Finanzdaten und operative Informationen waren nicht ausreichend miteinander verbunden.
- Verzögerte Transparenz: Aktuelle Entwicklungen wurden in den Finanzzahlen erst mit zeitlichem Abstand sichtbar.
Gesucht war deshalb mehr als ein neues Buchhaltungssystem. Das Unternehmen wollte Finanz- und Geschäftsprozesse enger verbinden und die Voraussetzungen für eine weitergehende Automatisierung schaffen.
«Was mich neben der Technologie besonders überzeugt, ist das Team hinter Aderis. Hier arbeiten Finance-Experten und Technologie-Spezialisten Hand in Hand. Sie verstehen unsere Anforderungen.»
Ein neuer Blick auf das gesamte Unternehmen
Mit der Einführung von Aderis begann Umami, seine bestehende Finanzarchitektur und die damit verbundenen Abläufe neu zu denken.
Statt einzelne manuelle Tätigkeiten mit zusätzlichen Tools zu automatisieren, rückte das Zusammenspiel von Prozessen, Systemen und Informationen in den Mittelpunkt. Die offene Architektur der Live Finance Platform ermöglicht es, Finanzprozesse enger mit den operativen Geschäftssystemen zu verbinden und Finanzdaten laufend aktuell zu halten.
Neben der technologischen Lösung spielte für Umami auch die Zusammenarbeit mit dem Aderis-Team eine wichtige Rolle. Finance-Expertise und technologisches Know-how kommen hier zusammen. Das Team kennt die Anforderungen der Finanzfunktion ebenso wie die Möglichkeiten der AI-native Plattform.
So können individuelle Herausforderungen gemeinsam analysiert und Lösungen entlang der tatsächlichen Geschäftsprozesse entwickelt werden. Was als Wechsel der Finanzplattform begann, wurde damit zum Anstoss für eine umfassendere AI-Transformation im Unternehmen.
Die Ergebnisse: Weniger Routinearbeit, mehr Kapazität für das Geschäft
01. Kundenbestellungen automatisiert
Bei Umami sind heute 90 Prozent der Kundenaufträge automatisiert. Vom Eingang einer Kundenbestellung per E-Mail bis zum bestätigten Sales Order vergehen rund 90 Sekunden. Monatlich werden rund 1’700 Order Lines ohne manuelle Erfassung verarbeitet. Gleichzeitig werden hunderte Lieferscheine zu einer geringen Anzahl monatlicher Rechnungen gebündelt.
02. Laufend aktuelle Finanzzahlen
Live Finance schafft die Grundlage dafür, Finanzdaten live, sprich laufend aktuell zu halten. Statt Entwicklungen erst Wochen später auszuwerten, können Kennzahlen näher am aktuellen Unternehmensgeschehen betrachtet werden. Für Umami ist dabei nicht allein Geschwindigkeit entscheidend, sondern die Verlässlichkeit der Zahlen. Monitoring und Controlling bauen damit auf einer aktuelleren Grundlage auf, während Ausnahmen an das Finance Team weitergeleitet werden.
03. Prozesse mit KI neu denken
Die Erfahrungen mit Aderis führten bei Umami über Finance hinaus. Das Unternehmen begann, bestehende Systeme und Prozesse grundsätzlich neu zu betrachten und AI auch in weiteren Bereichen einzusetzen. Daraus entstand unter anderem ein eigenes, AI-gestützt entwickeltes ERP-System, das auf die Anforderungen von Umami zugeschnitten ist.
Live Finance wurde damit nicht nur zur neuen Grundlage für Finance, sondern zum Ausgangspunkt für die AI-Transformation des Unternehmens.
